Proceso de ventas: reducir fricciones y aumentar productividad

Si estás a cargo del equipo de ventas de una empresa sabrás mejor que nadie cuáles son las prioridades y metas. Sin embargo, a veces existen dificultades que impiden alcanzar esos objetivos a los que seguramente te habrás enfrentado en el día a día: mucho tiempo destinado al ingreso de datos o tareas manuales, falta de control del negocio y de las actividades de tu equipo, carencia de métricas de productividad y un amplio margen de error entre los planes a concretar y los resultados deseados.

Encontrar una solución a estos problemas es fundamental para obtener el desempeño ideal del área y que esto repercuta en el crecimiento de la empresa.

¿Cuáles son los retos específicos de este sector? ¿Cómo saber si los procesos implementados son los correctos o hay espacios de mejora?

Los 3 desafíos cotidianos de los responsables de ventas

Liderar al equipo que tiene en sus manos la tarea de captar e interactuar con los clientes día a día viene acompañado de 3 retos principales:

1. Agrandar la base de contactos: captar a los clientes potenciales que están en internet buscando algún producto, servicio o solución pero no se sabe cómo capturarlos. O si la empresa cuenta con una marca reconocida, encontrar un mecanismo para atraerlos y que sean parte de nuestro embudo de ventas.
   
   

2. Darle seguimiento a los prospectos: resulta imprescindible conocer si el porcentaje de cierre es menor al esperado. Para esto es importante revisar el embudo de punta a punta e identificar en qué etapa los prospectos encuentran dificultades para avanzar.
   
   

3. Cierre de negocios: que los prospectos no queden desatendidos o con un seguimiento desestructurado, algo que suele ocurrir en negocios donde hay grandes volúmenes y se tiende a priorizar a los más seguros y fáciles, dejando de lado a los que requieren un poco más de dedicación.

Claves para identificar los puntos débiles en tu equipo de ventas

¿Los objetivos antes mencionados no son alcanzados? Es hora de ahondar en los procesos que respaldan la labor cotidiana de tu equipo de ventas, localizar sus debilidades para tomar la iniciativa y superarlas.

Realizar un diagnóstico sobre una serie de puntos específicos ayudará a obtener un panorama más claro de la situación:

• ¿Tu empresa cuenta con una plataforma CRM que registre el 100% de la actividad comercial?
  
  

•  ¿Quedan asentadas las llamadas, correos, reuniones, visitas a la web y propuestas comerciales que realizan los vendedores?
  

• ¿Los MQL que genera el sector de marketing son contactados en tiempo y forma o existen largas demoras que enfrían al potencial prospecto?
  
  

• ¿Existe un proceso estructurado de ventas? ¿Cuenta el equipo comercial con una línea de trabajo común, con hitos a cumplir en cada etapa?
  
  

• ¿Se realiza un seguimiento de la actividad comercial? ¿Las tareas y acciones cotidianas de los vendedores y las oportunidades que surgen son monitoreadas?
  
  

• ¿Existe un sistema de “cuota objetivo” para los vendedores? ¿Están al tanto de su desempeño, tanto ellos como los supervisores?
  
  

• ¿Todos utilizan las mismas versiones de documentos, kit de comunicación?
  
  

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “no”, probablemente existan fricciones en alguna instancia del proceso comercial que es importante analizar en profundidad para poner manos en acción y realizar mejoras.

Soluciones para mejorar el desempeño comercial

• Brindar a los vendedores una herramienta que les provea de toda la información necesaria de los contactos y su contexto para efectuar sus tareas. En lugar de ser una herramienta que tienen que alimentar, debe proveerles valor y que se sientan cómodos en el día a día.
  
  
• Reducir las tareas repetitivas que implican pérdidas de tiempo.
  
  
• Automatizar el proceso de ventas: organizar los prospectos de acuerdo a criterios específicos para que se muevan a la siguiente instancia de forma inmediata, con contenidos adecuados a cada paso.
  
  
• Monitorear el seguimiento de oportunidades y controlar el estadio de cada negocio.

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Estas pequeñas pero básicas iniciativas evitarán la postergación de ciertas acciones (como el seguimiento de prospectos) y te permitirán sacar un provecho de las herramientas que faciliten a los vendedores las actualizaciones de contactos y la gestión de los negocios de una forma integral, práctica y disciplinada. En suma, realizar un cambio implica repensar procesos y buscar soluciones para impulsar el crecimiento de tu empresa.

Eliminar la fricción tanto interna como de cara al potencial comprador, reuniendo todas las herramientas y los datos en una sola plataforma CRM aparece como una de las soluciones ideales que te permitirá a ti y a tu equipo concentrarse en los verdaderos protagonistas: tus clientes.

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