Hace un par de semanas venimos hablando de algunos aspectos que impactan a los vendedores y su productividad. La famosa y un poco trillada transformación digital a veces es tan abstracta, que creímos útil compartir ejemplos concretos y soluciones prácticas.
Los vendedores hablan todo el tiempo con los clientes, pero lo cierto es que la gestión de una venta implica mucho tiempo y tareas administrativas, desde cargar y mantener actualizados sus contactos y el estado de sus negocios hasta aprender sobre nuevos servicios o productos que lanza su empresa. De todas esas acciones, la de armar documentos de propuestas y cotizaciones es, quizás, la que más tiempo lleva.
¿Por qué? ¿Es un problema de procesos o de sistemas?
¿Cerrar un negocio cada 20 cotizaciones? Pensemos en el proceso primero
Se podría analizar el proceso o metodología de trabajo de los vendedores para descartar ineficiencias. 
Lo más habitual es analizar los 3 grandes estadios del proceso de ventas:
- Top of the funnel: es donde se encuentran nuestros leads o contactos que coinciden con nuestro buyer persona, es decir, perfiles que califican para mi producto o servicio.
- Medium of the funnel: por aquí suele estar el trabajo más pesado: demos, documentación técnica, folletería, especificaciones, justificaciones, etc. El vendedor pone toda la artillería disponible para que su propuesta sea considerada.
- Bottom of funnel: acá vienen las cotizaciones, obtener aprobaciones de los jefes para descuentos, conformar la propuesta de horas o productos, personalizar la solución.
Si cada paso fue dado cumpliendo con los hitos correspondientes y validando cada punto, no debiera de existir 20 cotizaciones contra 1 cierre hablando en B2B (probablemente sí se de este ratio en B2C).
Para continuar, descartemos que es un problema de productividad o eficiencia de los equipos o la metodología para poder concentrarnos en brindarles las herramientas que ellos necesitan para ser más ágiles y productivos. La cotización debiera ser, en un mundo ideal, un paso para confirmar la compra y no un documento para apurar la decisión de nuestro potencial comprador; mucho menos para que tenga "una idea de costos".
Peor aún (y a qué vendedor no le pasó alguna vez): ser la tercera cotización que necesitan para justificar una licitación de precios, cuando en realidad ya está tomada la decisión por un competidor.
Un proceso de ventas sin fricciones
El vendedor quiere hacer bien y rápido las cosas y, si no puede, no es porque no quiere, sino que muchas veces es porque no tiene todas las herramientas a su alcance. El módulo de cotizaciones online de HubSpot Sales es algo que los usuarios realmente valoran: permite llevar a cabo tareas manuales con plantillas y clicks.
Estas plantillas suenan a algo simple pero es un poco más que eso: te guiará paso a paso para que no olvides ningún detalle formal y técnico. Además, como viene preconfigurado, no ingresarás esos datos una y otra vez. A mí me gusta esta:
- Los textos, obviamente, pueden ser personalizados, pero también se pueden insertar fragmentos (párrafos pre-escritos) para hacerlo aún más fácil. Por ejemplo, seguramente siempre comiences con: "Adjunto a la presente la cotización según lo conversado en nuestra última reunión" o el cierre sea "Quedo a tu disposición para aclarar cualquier duda o inquietud. Mi celular es... Te envío un cordial saludo". Eso, en HubSpot, son 4 clicks.
- El diseño es personalizable. Puedes ponerte creativo para causar el mejor impacto.
- Todas las demás herramientas ayudan a hacerlo más fácil: links a documentos, reuniones y todo lo conocido de HubSpot Sales.
Puede que estés pensando "bien, muy bonito. Pero ¿dónde queda toda esta información?" Algo no menor para este punto es que tanto los datos de tu contacto como los tuyos quedan guardados y actualizados dentro del historial del contacto en tu CRM para luego tenerlos a mano.
Y, si tu empresa tiene un catálogo de productos en HubSpot, agregas los productos, le aplicas descuentos o impuestos y llegas aquí:
Puedes agregar un espacio para una firma escrita, que permita al receptor imprimirla, firmarla y enviártela. O simplemente seleccionar la opción para que el receptor la firme digitalmente. Sí, la solución ya está integrada nativamente y es muy fácil, no tienes que instalar ni configurar ningún módulo adicional.
En el ejemplo de arriba se lo estoy enviando a Franco y, además, quiero que Florencia sea otra de las firmantes.
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Tu cotización en un link: prepárate para festejar
Cuando crees la cotización, verás esto:
Nada más copias este link y lo insertas en algún correo o bien aprovechas todo el poder de HubSpot recurriendo a las plantillas de cotizaciones online que ya tienes listas y sólo renuevas este link. Ah, también puedes escribir un mail de cero, recurriendo a esos párrafos pre-escritos.
El receptor estará recibiendo tu correo, accederá a tu cotización y estará listo para revisarlo y firmarlo. El historial queda dentro del contacto de tu CRM con todos los versionados de diferentes cotizaciones y más.
¿Un paso más? ¿Se puede encontrar más eficiencia? Incluye este negocio en una secuencia automática para no tener que hacer el seguimiento artesanalmente; haz que HubSpot trabaje por ti.
Por último, festeja. HubSpot te enviará un alerta de que tu contacto firmó la cotización.
Si tus vendedores pierden mucho tiempo dentro del CRM haciendo tareas administrativas, no están vendiendo. Bríndales herramientas para que puedan trabajar sin fricciones, un CRM que realmente haya sido diseñada para ellos (no para tecnólogos).
¿Qué tarea es la que más tiempo le consume a tus vendedores?
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