Teletrabajo: con qué tecnologías trabajar en tiempos de confinamiento

La pandemia provocada por el COVID-19 lo aceleró todo. Con el fin de reducir la presencia de personas y la posibilidad de contagios, en muy pocos días, millones de trabajadores debieron mudar la oficina a su casa y –sin planificación ni capacitación previas– acostumbrarse a manejar herramientas digitales para implementar una modalidad laboral que todavía resulta atípica para muchos: el home office (o teletrabajo).  

Muchas empresas que no estaban preparadas tuvieron que entender precipitadamente lo urgente de flexibilizar tanto los formatos de todas sus áreas, como también ofrecer a sus empleados soluciones tecnológicas y de seguridad apropiadas. 

Ahora bien, ¿cuáles son las herramientas adecuadas que puede utilizar una empresa para optimizar el trabajo desde casa de manera colaborativa?

Dos años antes de que la crisis sanitaria actual cambiara nuestras rutinas laborales –y personales–, un estudio de Statista señalaba que el 51% de los encuestados de todo el mundo “trabajarían desde sus hogares si pudieran evitar ir hasta sus oficinas”. Al menos en la región, esto suena bastante lógico: según datos previos a la pandemia, los latinoamericanos tardaban unos 40 minutos para llegar desde sus casas hasta sus lugares de trabajo. Y, en algunas ciudades como México D. F., San Pablo, Lima o Buenos Aires, entre 90 minutos y 2 horas. Y más allá de que el futuro del transporte público y la movilidad ya se debata en las diferentes latitudes, hoy más que nunca, las empresas resignifican el valor del home office, ya no sólo como un privilegio de unos pocos o una decisión socialmente responsable, sino como una necesidad a la que tienen que responder con una estructura acorde para llevarlo a cabo y sostener los equipos de trabajo.

El teletrabajo ya se venía posicionando desde hace tiempo como una pieza clave y está entre las principales recomendaciones de los especialistas. Además, es uno de los aspectos más valorados por los talentos a la hora de elegir una compañía donde puedan crecer. Porque, más allá de la accesibilidad, flexibilidad, productividad y comodidad que esta modalidad brinda, existen desafíos e inversiones en infraestructura que muchas empresas que no estaban preparadas deben afrontar en adelante.

En marzo, la revista Time definió al home office como “el mayor experimento de trabajo desde casa del mundo”.

Tecnologías al servicio del home office con las personas en el centro

Para que las compañías puedan ofrecer las tecnologías y herramientas de comunicación apropiadas con el fin de que continuar con un modelo de trabajo colaborativo y manteniendo resultados, se requieren tres pilares:

• Herramientas y aplicaciones: obviamente no es lo mismo una empresa que ya tenía incorporado el teletrabajo como opción, a otra que abruptamente tuvo que manejar proyectos en equipo y a distancia, a partir de la cuarentena. Desde hacer compatibles distintos husos horarios con los clientes, coordinar conferencias virtuales, sincronizar archivos, hasta llevar adelante proyectos colaborativos y multisectoriales (todo mediante "la nube") es un reto importante. Hay herramientas como HubSpot para proyectos colaborativos de marketing digital que son muy abarcativos y tienen módulos para enviar e-mails, blogs o páginas de destino, programar y publicar en redes sociales, hasta una herramienta de SEO. Sin embargo, la gran mayoría de las empresas poseen muchas soluciones y llevar adelante una simple tarea puede ser un esfuerzo enorme.  Es importante disponibilizar no sólo las herramientas, sino la capacitación acorde para que todos puedan hacer sus tareas. Y si hay que cambiar y simplificar, enhorabuena. El teletrabajo vino para quedarse y quizás sea el momento de analizar la transformación digital.

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• Seguridad: la implementación de sistemas de seguridad es responsabilidad del área de Sistemas. Sin embargo, la integridad de los datos de una empresa depende de la totalidad de los colaboradores. Si el teletrabajo vino para quedarse, el hackeo y la seguridad, también. Tomar medidas adicionales, como también capacitaciones constantes a todos los colaboradores, será la "nueva normalidad".
• Automatización: todo lo que se pueda programar y automatizar, sobre todo aquellas tareas repetitivas, serán bienvenidas. Por ejemplo, en áreas como Marketing con las campañas de e-mailing o bien el seguimiento de prospectos desde el área de Ventas tendrán mayor protagonismo. Hoy, el vendedor de relacionamiento, aquel que visitaba clientes cara a cara, se convirtió abruptamente en un vendedor telefónico. Su productividad está a prueba y cualquier tarea manual debe ser reducida al mínimo, no sólo por una cuestión motivacional, sino para ganar eficiencias.

La flexibilidad, un objetivo común

Los responsables de recursos humanos ya no pueden ser demasiado escépticos sobre los beneficios del teletrabajo. Comprender este nuevo escenario, ofrecer coaching y la contención a sus colaboradores, y encontrar soluciones que agilicen una nueva rutina laboral está entre los pasos básicos. Para eso, habrá que formalizar los procedimientos, optimizar las herramientas y la comunicación, y garantizar la seguridad de la información corporativa. En este punto, las consultoras de empresas especializadas recomiendan un fuerte trabajo colaborativo entre las áreas de RR. HH. e IT. 

Ahora que conoces todos estos datos, ¿por qué no incorporar una plataforma acorde a tus necesidades, fácil de implementar y que te simplifique el trabajo colaborativo, más aún en esta nueva realidad que afronta el mundo? Al final del día, el resultado estará mucho más alineado con tus prioridades, y probablemente, el teletrabajo será más ameno y fácil de afrontar para tu equipo. 

Si hablamos de plataformas... querrás saber por qué los equipos de Ventas y Marketing que deciden trabajar colaborativamente prefieren HubSpot. Los que buscan tener una única estrategia alineada, no lo dudan. Hoy, más que nunca. 

La autora, Constanza de Elizalde, es Socia Fundadora de De Elizalde Recursos Humanos, psicóloga egresada de la Universidad de Belgrano y con estudios de postgrado en Dirección de Recursos Humanos en el IAE. Desarrolló su carrera profesional en empresas de primer nivel como el Bank Boston y el Banco Shaw. Luego de una experiencia enriquecedora en Alemania y Estados Unidos, inicia su empresa para ofrecer servicios de consultoría en recursos humanos a PYMES y grandes empresas, con foco en mandos medios y altos.