En todas las organizaciones se experimenta, alguna vez, una situación de estrés derivada de dificultades en la ejecución de un proyecto. A medida que se profundiza la transformación digital, la complejidad aumenta debido, en parte, a la enorme diversidad de sistemas y procesos que están involucrados en prácticamente todas las áreas de las empresas.
Disponibilizar datos analizando cada caso de uso, integrar sistemas y bases de datos, mover a la nube algunos sistemas mientras se profundiza lo híbrido, son sólo puntas de un iceberg a orquestar.
Pero existen maneras de reducir esa ansiedad que permea cada plan de trabajo nuevo.
La situación actual
Cuando las variables son muchas y sobre todo dinámicas, la posibilidad de falla es alta. Puede haber inconsistencias, plazos que se extienden más de lo previsto, incompatibilidades, presupuestos excedidos. Según un artículo publicado en la revista Forbes, sólo el 58% de las empresas valora la gestión de proyectos, a pesar de que, en promedio, los proyectos informáticos superan el presupuesto previsto en un 27%. Incluso, según una encuesta de la Harvard Business Review, “al menos uno de cada seis proyectos informáticos se convierte en un cisne negro con un sobrecosto del 200% y un retraso del 70% en el tiempo estipulado”. Otro estudio realizado por PwC, señala que “una pequeña parte de las empresas (el 2,5%) completó con éxito el 100% de sus proyectos”.
¿Cuál es su experiencia? ¿Qué evaluación puede realizar, retrospectivamente, de las iniciativas que han llevado adelante en su organización?
Elegir la ayuda adecuada
El quid de la selección de apoyos externos tiene que ver con entender cuál es la necesidad particular en cada caso. Indudablemente, cada organización debe adoptar las mejores prácticas internas que sea posible a la hora de encarar un proyecto, desde las etapas más tempranas de diagnóstico, definición de objetivos y planeamiento, hasta el control de resultados. 
Esto implica alinear bien los objetivos del proyecto con la estrategia de la compañía, realizar un minucioso planeamiento con los costos asociados descubriendo, incluso, algunos costos ocultos que pudiera haber por lucro cesante o bajas temporarias en la productividad. Además, es clave asignar roles y responsabilidades de manera muy clara y mantener a toda persona involucrada en el proceso de una comunicación clara y periódica, ya que todas las áreas están interrelacionadas y deben estar al tanto de lo que sucederá.
Sobre ese piso es altamente probable que se requiera de un integrador que colabore en todo el ciclo de vida de la iniciativa, sobre todo si está involucrada la implementación de algún sistema, plataforma o entorno que requiera de una sólida especialización.
De hecho, muchos vendors tienen por política estructurar un marco de alianzas con socios de negocios que, por un lado, dominen su tecnología y, por otro, conozcan en profundidad diferentes escenarios, industrias y buenas prácticas, para acompañar los procesos de implementación exitosamente.
Cuando no existe esa comunidad de integradores o no fluye adecuadamente la colaboración entre los diferentes integrantes de la cadena de valor, hay mayores probabilidades de que los proyectos presenten complicaciones, insuman más tiempo y/o dinero del previsto o, incluso, fracasen. Una consultora que funcione en forma aceitada entre clientes y fabricantes es una pieza clave para una implementación efectiva y su rol es clave si se busca alcanzar el potencial y, además, reducción de costos de TI.
Nubes o nubarrones
Según una encuesta de Business Comunity, el ahorro de costos potencial gracias a la optimización de la estrategia cloud, puede estar en un rango de entre 15% y 20% para un lapso de entre 18 y 36 meses. Esto se magnifica al considerar que el 90% de las empresas afirman haber obtenido un valor significativo de la computación en la nube y que las organizaciones que han adoptado una estrategia multicloud pasarán del 76% este año al 86% en 2024.
Con la tendencia a adoptar muchas soluciones tecnológicas como servicio (Everything as a Service - Soluciones XaaS), se agrega un componente más en la arquitectura tecnológica que requiere de una doble especialización. Por un lado, las herramientas efectivamente seleccionadas y, por otro, el entorno cloud que se elija.
Por ejemplo, incorporar la alternativa de los workspaces, especialmente en organizaciones con más de 50 estaciones de trabajo es un camino que cambia sustancialmente cuando se terceriza en términos de gestión integral.
Los escritorios en la nube, que integran las herramientas de ofimática y comunicaciones de uso diario, agentes de back-up o seguridad, entre otros, también necesitan una adecuada configuración para utilizar diferentes sistemas empresariales, bases de datos y aplicaciones respetando premisas esenciales de seguridad y agilidad. Son proyectos que suelen subestimarse en términos de complejidad y que pueden afectar dramáticamente la continuidad operativa.
La experiencia indica que depositar estas tareas complejas en expertos minimiza las perspectivas de tormenta y logra resultados con mayor eficacia.
Reduce tus costos en IT
Comentarios