10 señales de que tu CRM está saboteando tu crecimiento

¿Tu CRM dejó de impulsar tus ventas? Conoce las 10 señales más comunes de un CRM ineficiente y qué puedes hacer esta semana para recuperar datos confiables, mejorar la productividad y volver a crecer. 

En los últimos años, el CRM (Customer Relationship Management) se convirtió en un gran soporte de los equipos de ventas y marketing. Tanto para la optimización de procesos comerciales mediante la gestión y seguimiento de clientes como para realizar análisis estratégicos que permiten elaborar campañas comerciales más óptimas, sus ventajas en términos de productividad y organización son indiscutibles. 

El 78% de los líderes de ventas afirman que su CRM mejora eficazmente la alineación entre los equipos de ventas y marketing

Si bien en muchas empresas su implementación inicial se realiza con expectativas y entusiasmo, con el tiempo queda relegado a un segundo plano, funcionando con procesos desactualizados o de forma incorrecta, y con datos obsoletos y de mala calidad ¿El resultado? Una herramienta poderosa que pierde efectividad y que, en lugar de impulsar las ventas o mejorar la experiencia del cliente, se convierte en un obstáculo silencioso, conduciendo a toma de decisiones erróneas y boicoteando el crecimiento del negocio. A continuación, veremos cómo detectar esas fallas y comenzar a implementar soluciones inmediatas.  

Detectando fallas en nuestro CRM  

Si tus campañas perdieron efectividad, estás notando que tus clientes ya no eligen tu marca o las operaciones cotidianas no son fluidas y presentan fricciones, es hora de voltear la atención al CRM.  

Son diversos los aspectos que pueden estar impactando en su funcionamiento y es importante diagnosticarlos para que la reparación posterior sea más rápida y eficiente: 

1. Datos incorrectos o incompletos: la información ingresada al sistema no es precisa, está desactualizada o se encuentra en un formato erróneo. Esto conduce a que los datos del cliente sean contradictorios o incompatibles y a errores comunes en la configuración de workflows. 

2. Fragmentación de la información: los datos no están centralizados y los equipos trabajan con diferentes versiones generando confusión, desconfianza y descoordinación entre las distintas áreas. 
   
3. Fallas en las estrategias y decisiones adoptadas en las campañas: los lineamientos establecidos dan como resultado asignaciones de presupuesto no óptimas o poco rentables. 
   
4. Falta de capacitación: sin el conocimiento adecuado, los usuarios del CRM no aprovecharán todas sus funcionalidades con el riesgo adicional de cometer errores en el uso de la herramienta. 
   
5. Carencia o desvinculación de un experto en CRM: contar con un punto de conocimiento en una herramienta de TI es un aspecto clave para garantizar el correcto funcionamiento del sistema. En el caso del CRM, la falta de este rol puede generar una descoordinación con los procesos reales del negocio. 
   
6. Falta de integración con otros sistemas: el CRM no se encuentra alineado y en sintonía con las otras plataformas de la empresa (como el ERP, sistemas de facturación, marketing, atención al cliente, plataformas de e-commerce o redes sociales). 
   
7. Demora en la elaboración de informes: los informes estándar tardan varios días en crearse dificultando la visibilidad del estado del negocio o de algún aspecto específico. 
   
8. No hay gobierno de CRM o es ineficaz: en el nivel inferior, el gobierno define los campos del CRM y quién ingresa qué datos; y en el nivel superior, debe existir un proceso para gobernar los datos y gestionar los cambios. Si falta o no es eficaz los datos pierden confianza. 
   
9. Los complementos dejan de funcionar luego de las actualizaciones: una actualización puede desencadenar una serie de eventos que obstaculizan las capacidades del CRM. 
   
10. La adopción y el uso son bajos: si la adopción del CRM en el trabajo diario disminuye o se evita, puede ser un indicador de que existen fallas en la herramienta. 

Manos a la obra: cómo mejorar la eficiencia de mi CRM esta semana 

Si reconoces algunas de las falencias o situaciones anteriores, es momento de actuar de inmediato. Esto es más que arreglar un software; también se trata de mejorar los procesos, la cultura organizacional y el uso estratégico de la información. Estas son las acciones y revisiones por las que puedes comenzar para ajustar el funcionamiento de tu CRM y recuperar la confianza en la herramienta esta misma semana:  

• Resolución de los problemas técnicos: chequea si es necesaria una actualización o configuración del software actual o un cambio de plataforma (por ejemplo, pasar de un CRM básico a uno más robusto) y verifica las integraciones con otros sistemas (ERP, correo electrónico o redes sociales). 
• Saneamiento de la calidad e integración de datos en CRM: detecta si la información ingresada está duplicada o contiene errores y si los registros se encuentran incompletos. La automatización de procesos en HubSpot es posible ya que ofrece una página de resumen de la calidad de los datos para gestionar problemas de formato, repetición y enriquecimiento de registros.  
• Delinear una estrategia de datos: tu empresa puede necesitar de un restablecimiento de reglas claras y generalizadas con respecto a los responsables de cada procedimiento, los procesos y controles a realizar, y los permisos para acceder a los datos para evitar errores por cambios no autorizados o mal informados. 
• Capacitación a los equipos y usuarios pertinentes: todas las personas que trabajan a diario o esporádicamente con el CRM deben contar con el conocimiento y pericia adecuadas sobre su funcionamiento y, además, comprender la importancia de la calidad de los datos y su impacto en los resultados del negocio. 
• Establecimiento de un plan de monitoreo y mejora continua: puedes agendar revisiones mensuales o trimestrales del uso del CRM y realizar encuestas periódicas de satisfacción y recomendación con la herramienta por parte de los usuarios. 

Contar con un CRM alineado a los objetivos de tu empresa requiere un trabajo continuo. No se trata solo de una cuestión técnica, sino de una necesidad estratégica ya que permite mejorar la eficiencia operativa, motivar a tus equipos, fortalecer la relación con tus clientes y tomar decisiones basadas en datos reales. Ignorar sus fallas o asumir su correcto funcionamiento puede llevar a oportunidades perdidas, procesos ineficientes y una experiencia del cliente deficiente. 

En un entorno cada vez más competitivo y centrado en el cliente, revisar y optimizar el CRM no es una opción: es una ventaja clave para crecer y mantenerse relevante en el mercado. 

Hablemos sobre cómo optimizar tus procesos, datos y herramientas para aprovechar todo su potencial.

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