La metodología ágil y las herramientas tecnológicas

Los avances de la tecnología y de la comunicación producen que la gestión de los proyectos deba adaptarse a continuos cambios, lo que implica una transformación en los modos de trabajo. En este contexto, nació la metodología Ágil, donde la calidad y la eficiencia toman relevancia.

Pero, ¿qué aporta a los departamentos de marketing? ¿Cuál es su ventaja?

Según el Informe de Crecimiento para Agencias de Marketing 2018 de HubSpot, uno de los principales problemas de las agencias es no contar con un sistema de gestión de proyectos, que les permita administrarlos con eficacia y manejar mejor el tiempo. Por eso, en este artículo hablamos de cuáles son los beneficios de la metodología de trabajo Ágil, una manera eficiente de adaptarse a un mundo dinámico, efímero y tecnológico. 

El principio del concepto de métodos ágiles

A mediados de los '90 comenzó a evolucionar la definición de desarrollo ágil de software como una reacción contra métodos de producción que eran más estructurados. En el 2001, expertos en desarrollo tecnológico se reunieron en Utah para debatir sobre nuevas técnicas de trabajo, dando vida al concepto de métodos ágiles y a un manifiesto muy reconocido. 

El concepto se basa en cuatro postulados, que determinan que se deben valorar mucho más:

- los individuos e interacciones sobre los procesos y las herramientas

- el software funcionando sobre la documentación extensiva

- la colaboración con el cliente sobre la negociación contractual

- la respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Ágiles se convierte así en el método ideal para adaptarse a las grandes transformaciones que se producen en el mercado. El manifiesto que mencionamos -creado por expertos 17 años atrás- es totalmente adaptable a la industria actual. Establece los siguientes puntos:

1. La prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de valor.
2. Acepta que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo, y aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
3. Entrega de software funcional, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al periodo de tiempo más corto posible.
4. Los responsables de negocio y los desarrolladores, trabajarán juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.
5. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que brindarles el contexto y el apoyo que necesitan, y confiar la ejecución del trabajo.
6. El método más eficiente y efectivo de comunicar información dentro del equipo de desarrollo es la conversación cara a cara (incluyendo medios virtuales)
7. El software funcionando es la medida principal de progreso.
8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.
9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
10. La simplicidad o "el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado" es esencial.
11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.
12. A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para, a continuación, ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

A partir de estos principios, podemos destacar algunas de las ventajas y desventajas que sobresalen de este método. Entre los pro de aplicar esta metodología se encuentran que aporta mayor flexibilidad, rapidez, y reducción del margen de error del proyecto.

También introduce la clasificación de las etapas de un proyecto en iteraciones -pequeños bloques- y supone mayor optimización de los recursos, marcando las prioridades de cada etapa.

Además, la metodología permite:

• La posibilidad de corrección en el momento.
• La retroalimentación con el cliente de manera constante.
• La intervención del cliente en el proceso, siendo un sujeto activo en cada etapa.
• La entrega en bloques o MVPs; la entrega parcial del producto lleva a una mejor optimización de recursos.
• Eliminar las tareas innecesarias y prioriza las tareas indispensables.
• Que todos los miembros puedan conocer el estado exacto del proyecto en cualquier momento.

Entre las contras que puede llegar a surgir se destaca, por ejemplo, que mal adoptado puede producir una dependencia de los líderes, haciendo que quien encabece el proyecto, se convierta en un cuello de botella. 

Las herramientas tecnológicas y la efectividad

Un artículo de Forbes titulado "Por qué Agile se está comiendo el mundo" plantea que las empresas aprendieron que se requiere de una forma diferente de ejecutar la organización para tener éxito. "Ser ágil" significa adaptarse y ser capaz de ajustar sobre la marcha.

La transformación digital nos llevó a adquirir métodos de trabajo flexibles y proclives al cambio, pero también nos exige herramientas tecnológicas para afrontarlo de la mejor manera. Hoy en día, por ejemplo, software de marketing automation simplifican las tareas diarias que de otra manera consumirían mucho más tiempo. O bien, gestores de proyectos creativos como Krowolf, dan la posibilidad de monitorear y controlar todos los flujos  desde una misma plataforma, permitiendo una organización más eficiente.

En verdad, se trata de sumar métodos y herramientas, nunca excluir. La comunicación digital no suplanta ciertas conversaciones personales, ni la automatización de tareas impide un análisis detenido. Encontrar el complemento que se ajuste a las necesidades particulares es el objetivo que lleva a la eficiencia. 

Las herramientas digitales para lograrlo ya están disponibles y en gran cantidad. ¿Tu equipo necesita metodología, herramientas o ambas? 

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