Proyectos de trabajo: ¿cómo calendarizar las tareas y concretarlas?

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El uso de un calendario compartido dentro de una plataforma es una de las formas más eficientes para mantenernos organizados, especialmente cuando se trata de equipos de trabajo. Sirve para que todos los miembros estén al tanto de las tareas que se están llevando adelante y los tiempos que requieren. 

Ahora bien: calendarizar los proyectos de trabajo cambió mucho en pocos años. Un par de décadas atrás, solíamos volcar todo en una agenda calendario a puño y letra o en una pizarra en la pared. Pero, con la aparición de los smartphones, nuestros calendarios y anotaciones clave se han digitalizado. No es casualidad que entre los primeros dispositivos digitales móviles que se crearon estuvieran las agendas digitales.

HAL - plataforma digital para organizarseHemos pasado de la hoja de papel a las plataformas digitales en la nube muy rápidamente y, a veces, requerimos incluso ambas para tener todo 100% bajo control. Como toda tecnología, algunas plataformas funcionan mejor que otras, y hoy en día, con tantas opciones disponibles nos preguntamos: ¿estamos usando la herramienta más adecuada para llevar adelante nuestro trabajo?

 

Si quieres sumarte a la transformación digital y encontrar formas de organización más colaborativas, lo más probable es que busques una plataforma digital en la nube. ¿Cuáles son sus beneficios? Para quien esté familiarizado con este tipo de tecnología puede ser algo obvio, pero nunca es malo recordar que son accesibles en cualquier momento, desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, sin la necesidad de llevar todo dentro de nuestra PC, además de ser útiles para compartir con otras personas. 

 

 

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Una opción posible son las plantillas de Excel en versiones online, dentro de un OneDrive. En este caso, se puede compartir el calendario de publicaciones de redes sociales, por ejemplo, con los miembros del equipo y todas las modificaciones pueden ser vistas por quienes tengan acceso. Es una manera mucho más rápida de trabajar. Pero sigue teniendo limitaciones básicas, como no poder ver el estado de ejecución: su actualización sigue siendo manual y dependiente de las acciones humanas.

Por otro lado, dar acceso personalizado a personas ajenas a tu empresa no es una tarea tan sencilla o intuitiva como lo es con otras opciones. ¿Qué pasa si sólo quiero compartir una tarea específica con un proveedor? Y hacerlo de forma segura, obviamente, garantizando la confidencialidad e integridad de la información en estas épocas de ciberataques.

 

HAL - calendarizar las tareas del equipo

 

Otra opción en la nube es almacenar tu calendario en una planilla dentro de un Google Drive.  Es una de las plataformas más populares para almacenar y compartir archivos. Su mayor ventaja es que los documentos se pueden modificar en tiempo real y todos tienen visibilidad de lo que está sucediendo exactamente en un determinado momento. Tiene una opción de chat incluido y se actualiza al instante, quedando registro de la actividad de cada participante.

Permite brindar dos tipos de acceso:

  1. La otra persona puede solo leer sin modificar su contenido.
  2. Puede hacer modificaciones sobre el archivo.

Si bien es muy fácil compartir los contenidos con personas externas a la empresa, también sigue manteniendo la mismas limitaciones en relación a la personalización de las tareas y el control de los flujos de trabajo. ¿En qué estado se encuentra el pedido que realicé hace dos días?

Hay quienes se deshacen de las planillas y utilizan los calendarios propios de las plataformas, como el calendario de Outlook o el Google calendar. Ambos permiten crear varios calendarios al mismo tiempo, seleccionar los que se quieren ver y compartirlos. Aunque tienen más opciones de personalización, tampoco permiten un control estricto de los procesos de trabajos. No se pueden visualizar avances ni los responsables asignados.

Sí, son realmente útiles para organizar reuniones, llamadas, conferencias, compartir fechas de entrega, ya que están asociados al mail, a herramientas de llamadas, tienen opciones de visualización de la disponibilidad horaria de los miembros del equipo y alertas. La limitante más común en estos calendarios es que tratándose de personas externas a la organización, no se puede visualizar disponibilidad de tiempo salvo si ese proveedor, por ejemplo, está ocupado o no. Y no sabemos en qué está ocupado.

 

 

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Una cosa es organizar el tiempo y la dinámica de trabajo, nuestra reunión de equipo semanal, la llamada con un cliente, due dates de entrega. Y algo muy distinto es tener calendarizada la totalidad de los procesos de trabajo de todo el equipo:

"¿Qué día le hice el pedido a Juan? ¿Cuándo debería empezar a hacer el trabajo para llegar a tiempo? ¿Cuánto tardó en hacerme la primera consulta? ¿Cuándo le devolví la respuesta? ¿Cuánto me queda para el due date y qué me falta terminar en ese tiempo?  ¿Cuál es el back log de María?" 

HAL - Calendarizar los procesos de trabajo

Todo proyecto que emprendemos requiere un plan de ejecución, pero es únicamente el paso previo para ponernos a trabajar.

Lo ideal es no dedicar horas en diseñar calendarios o en encontrar la información adecuada para realizar una tarea dentro de un tiempo asignado. ¿No es mejor tener todo en un mismo lugar con la calendarización correcta? 

Una plataforma CRM es una manera de lograrlo y nacieron específicamente en respuesta a las necesidades de grupos de trabajo creativos.

Cuando se trata de una entrega de contenido o de creación de un diseño, por ejemplo, herramientas como el Marketing Hub de Hubspot nos permiten una visión más detallada de cada proyecto y siempre en línea.

 

 

¿Si tengo dos deadlines en la misma fecha, cuál necesita mayor atención?

Dentro del calendario, al momento de designar una tarea, se indica la prioridad, que estará a la vista de todos.

 

¿Qué pasa si cambió la fecha de entrega?

Se puede corregir sobre la misma tarea en el calendario y quedará registrado en el historial del proyecto para que todos estén al día con la modificación. Al momento de definir la fecha de entrega, podemos adjuntar directamente la información necesaria para que la otra persona o grupo avancen con el trabajo y agregar comentarios específicos.

 

 

El orden visual en un calendario es fundamental y uno de los beneficios de un calendario dentro de una plataforma CRM es que podemos ver los plazos de cada tarea y también saber de cuál otras depende.  El beneficio es llegar a identificar qué parte de los proyectos se atrasan para ajustarlo la próxima vez.

¿Y tener métricas regulares de tu calendario? Son perfectas para analizar cómo impactan los cambios implementados y no llegar tarde nunca. 

 

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En HAL podemos ayudarte.

 

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