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¿Cómo calendarizar mis proyectos de trabajo y concretarlos?

Posteado por Franco Garibotti el 16/10/18 8:00
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El uso de un calendario es una de las formas más eficientes para mantenernos organizados, especialmente cuando se trata de equipos de trabajo. Sirve para que todos los miembros estén al tanto de las tareas que se están llevando adelante y los tiempos que requieren. 

Ahora bien: cómo calendarizar mis proyectos de trabajo cambió mucho en pocos años. Un par de décadas atrás, solíamos volcar todo en una agenda calendario a puño y letra o en una pizarra en la pared. Pero, con la aparición de los smartphones, nuestros calendarios  y anotaciones claves se han digitalizado. No es casualidad que entre los primeros dispositivos digitales móviles que se crearon estuvieran las agendas digitales.

HAL Inbound Marketing Krowolf CRPHemos pasado de la hoja de papel a las plataformas digitales en la nube muy rápidamente y, a veces, requerimos incluso ambas para tener todo 100% bajo control. Como toda tecnología, algunas herramientas funcionan mejor que otras, y hoy en día, con tantas opciones disponibles nos preguntamos: ¿estamos usando el calendario más adecuado para llevar adelante nuestro trabajo?

Si solo trabajas con calendarios en plantillas de Excel, lo más probable es que no te alcance. Aunque corras con la ventaja de que es un programa muy popular, no significa que nos permita desplegar todo. No es recomendable para grupos de trabajo, por ejemplo, ya que cualquier modificación que se realice sobre la planilla requiere que se vuelva a compartir. En equipos, cada modificación que haga un integrante requiere de varias copias del documento de trabajo y eso puede volverse tedioso. O bien, uno modificó un número en una planilla enorme... ¿cómo saber que ese cambio ocurrió? Excel es útil cuando se trata de crear versiones finales de un documento. Tal vez, un calendario personal.

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Pero si en cambio quieres sumarte a la transformación digital y encontrar formas de organización más colaborativas, lo más probable es que busques una plataforma digital en la nube. ¿Cuáles son sus beneficios? Para quien esté familiarizado con este tipo de tecnología puede ser algo obvio, pero nunca es malo recordar que son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin la necesidad de llevar todo con uno , además de ser útiles para compartir con otras personas. 

Un ejemplo es seguir con las plantillas de Excel pero en versiones online, dentro de un OneDrive. En este caso, se puede compartir el calendario de publicaciones de redes sociales, por ejemplo, con los miembros del equipo y todas las modificaciones pueden ser vistas por quienes tengan acceso. Es una manera mucho más rápida de trabajar. Pero sigue teniendo limitaciones básicas, como no poder ver el estado de ejecución.

Por otro lado, dar acceso personalizado a personas ajenas a tu empresa no es una tarea tan sencilla o intuitiva como lo es con otras opciones. ¿Qué pasa si solo quiero compartir una tarea específica con un proveedor?

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Otra opción en la nube es almacenar tu calendario en un planilla dentro de un Google Drive.  Es una de las plataformas más utilizadas para almacenar y compartir archivos. Su mayor ventaja es que los documentos se pueden modificar en tiempo real y todos tienen visibilidad de lo que está sucediendo exactamente en un determinado momento. Tiene una opción de chat incluido y se actualiza al instante, quedando registro de la actividad de cada participante.

Permite brindar dos tipos de acceso: la otra persona puede solo leer, o puede hacer modificaciones sobre el archivo.  Es muy fácil compartir los archivos con personas externas a la empresa. Sin embargo, también sigue manteniendo la mismas limitaciones en relación a la personalización de las tareas y el control de los flujos de trabajo. ¿En qué estado se encuentra el pedido que realicé hace dos días?

Hay quienes se deshacen de las planillas y utilizan los calendarios propios de las plataformas, como el calendario de Outlook o el Google calendar. Ambos permiten crear varios calendarios al mismo tiempo, seleccionar los que se quieren ver y compartirlos. Aunque tienen más opciones de personalización, tampoco permite un control estricto de los procesos de trabajos. No se pueden visualizar avances ni los responsables asignados. Sí, son realmente útiles para organizar reuniones, llamadas, conferencias, compartir fechas de entrega, ya que están asociados al mail, a herramientas de llamadas, tienen opciones de visualización de la disponibilidad horaria de los miembros del equipo y alertas. La limitante más común en estos calendarios es que tratándose de personas externas a la organización, no se puede visualizar disponibilidad de tiempo salvo si ese proveedor, por ejemplo,  está ocupado o no. Y no sabemos en qué está ocupado.

Un calendario pensando para procesos

Una cosa es organizar el tiempo y la dinámica de trabajo, nuestra reunión de equipo semanal, la llamada con un cliente, due dates de entrega.  Algo muy distinto es tener calendarizada la totalidad de los procesos de trabajo de todo el equipo: "¿Qué día le hice el pedido a Juan? ¿Cuándo debería empezar a hacer el trabajo para llegar a tiempo? ¿Cuánto tardó en hacerme la primera consulta? ¿Cuándo le devolví la respuesta? ¿Cuánto me queda para el due date y qué me falta terminar en ese tiempo?  ¿Con cuántos pendientes se encuentra María?" 

HAL Inbound Marketing Krowolf CRP

Todo proyecto que emprendemos requiere un plan de ejecución, pero es únicamente el paso previo para ponernos a trabajar. Lo ideal, es no dedicar horas en diseñar calendarios o en encontrar la información adecuada para realizar una tarea dentro de un tiempo asignado. ¿No es mejor tener todo en un mismo lugar con la calendarización correcta? 

Una plataforma de CRP o Creative Resouces Planning es una manera de lograrlo, y nacieron específicamente en respuesta a las necesidades de grupos creativos.

Cuando se trata de una entrega de contenido o de creación de un diseño web, por ejemplo, herramientas como Krowolf nos permiten una visión más detallada de cada proyecto.

¿Si tengo dos deadlines en la misma fecha, cuál necesita mayor atención? Dentro del calendario, al momento de designar una tarea, se indica la prioridad, que estará a la vista de todos.

¿Qué pasa si cambió la fecha de entrega? Se puede corregir sobre la misma tarea en el calendario y quedará registrado en el historial del proyecto para que todos estén al día con la modificación. Al momento de definir la fecha de entrega, podemos adjuntar directamente la información necesaria para que la otra persona o grupo avancen con el trabajo y agregar comentarios específicos.

El orden visual en un calendario es fundamental y uno de los beneficios de un calendario dentro de un CRP es que podemos ver los plazos de cada tarea y también saber de cuál otras depende.  El beneficio es llegar a identificar qué parte de los proyecto se atrasan para ajustarlo la próxima vez. ¿Y tener métricas regulares de tu calendario? Son perfectas para analizar cómo impactan los cambios implementados. 

¿Quieres empezar a calendarizar tus proyectos de trabajo en un CRP? Te ofrecemos una prueba gratuita para que pruebes con tus compañeros, proveedores y clientes: 

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Temas: Krowolf, Proyectos creativos, CRP

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