De cuatro sistemas desconectados a una gestión centralizada, con mejor seguimiento, respuestas más rápidas y una atención más personalizada. Así fue el proceso de transformación de la Pontificia Universidad Católica Argentina (UCA) junto a HAL Company.
La gestión de miles de consultas, inscripciones y relaciones con alumnos y potenciales ingresantes representa un desafío importante para cualquier institución educativa. Cuando, además, la organización cuenta con distintas sedes, áreas y servicios, disponer de información integrada y ofrecer una atención consistente se vuelve fundamental.
Ese era uno de los desafíos de la Pontificia Universidad Católica Argentina (UCA), una institución con más de 25.000 alumnos, más de 90 carreras de grado, más de 600 cursos y carreras de posgrado, y cuatro sedes en el país: Buenos Aires, Mendoza, Paraná y Rosario.
Para mejorar la gestión de sus contactos y optimizar la experiencia de su comunidad educativa, la universidad decidió implementar HubSpot con el acompañamiento de HAL Company. El proyecto comenzó en agosto de 2023 y se convirtió en un paso importante hacia una gestión más integrada, eficiente y personalizada.
El desafío: conectar la información para mejorar la atención
Antes de implementar HubSpot, la UCA trabajaba con cuatro sistemas diferentes para gestionar las consultas, las conversaciones por WhatsApp, las inscripciones y el seguimiento telefónico.
Esta dispersión dificultaba el acceso a la información y hacía más complejo el seguimiento de cada persona. Para conocer el historial de un contacto o elaborar reportes, los equipos debían consultar distintas plataformas y reunir manualmente los datos.
Al mismo tiempo, la universidad buscaba mejorar dos aspectos centrales de su gestión: fortalecer el vínculo con sus alumnos actuales y conocer mejor a sus potenciales ingresantes para ofrecerles un seguimiento más cercano, de acuerdo con sus intereses y necesidades.
Como explica Daniela Anzil, coordinadora de Medios e Integración y Marketing de la UCA:
"Necesitábamos empezar a mejorar el servicio en el sentido de contacto y seguimiento de nuestros alumnos. Al mismo tiempo, nos interesaba poder hacer un seguimiento más profesional de lo que era el potencial alumno: ver realmente qué es lo que les interesaba, cómo los podíamos ayudar".
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El desafío no era solamente incorporar una nueva herramienta, sino integrar procesos y equipos con necesidades diferentes en una misma plataforma.
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La solución: una plataforma integrada y adaptada a las necesidades de la universidad
En agosto de 2023, HAL Company comenzó el proyecto de implementación de HubSpot junto con los equipos de la UCA.
Por la escala y la estructura de la institución, el proyecto requería una configuración personalizada que contemplara las particularidades de sus distintas áreas: grado, posgrado y atención a alumnos, entre otras.
El trabajo incluyó la implementación y capacitación de los equipos, la personalización de propiedades y procesos, y el desarrollo de integraciones con otros sistemas de la universidad, como la telefonía y el sistema de inscripción.
Un aspecto clave fue el trabajo conjunto entre los equipos técnicos de HAL y el área de sistemas de la UCA, para conectar las herramientas existentes y adaptar la plataforma a los requerimientos de la organización.
La cercanía y el acompañamiento durante todo el proceso también fueron determinantes para la elección de HAL como partner implementador.
"Necesitábamos un implementador que maneje nuestros mismos horarios, que dé una asistencia muy cercana", recuerda Daniela. Y agrega que el acompañamiento personalizado, las capacitaciones y la asistencia técnica fueron diferenciales importantes para la universidad.
Los resultados: más eficiencia, mejor atención y mayor conocimiento de los ingresantes
La implementación permitió que la UCA pasara de trabajar con múltiples sistemas a centralizar en HubSpot la información y las interacciones con sus contactos.
Este cambio generó mejoras concretas en diferentes aspectos de la gestión.
1. Información centralizada y una visión más completa de cada contacto
Hoy los equipos pueden consultar en una misma plataforma las interacciones y el historial de cada persona, sin tener que buscar información en diferentes sistemas.
Esto facilita el seguimiento de alumnos y potenciales ingresantes, permite personalizar las comunicaciones y simplifica la elaboración de reportes.
2. Automatizaciones que reducen el trabajo operativo
Las automatizaciones de HubSpot permitieron reducir tareas manuales que antes demandaban tiempo de los equipos de atención, como responder consultas repetitivas o buscar antecedentes en distintas plataformas.
De esta manera, los agentes pueden dedicar menos tiempo a tareas operativas y concentrarse más en brindar una atención de calidad.
3. Mejor seguimiento y priorización de potenciales ingresantes
La plataforma permite conocer mejor los intereses de cada potencial ingresante, identificar su interacción con diferentes contenidos y campañas, y realizar un seguimiento más organizado.
Además, la universidad puede visualizar métricas como la apertura de correos electrónicos y el interés de los contactos en distintas temáticas, información que antes debía reunir desde diferentes herramientas.
4. Mayor velocidad de respuesta y atención personalizada
Con la información centralizada y los procesos automatizados, los equipos pueden responder con mayor agilidad y contar con el contexto necesario para atender cada consulta.
Esto es especialmente relevante para una institución que busca mantener una relación cercana con una comunidad educativa de gran escala.
Según Daniela, los resultados se reflejaron tanto en un aumento de la cantidad de inscriptos como en la calidad de atención y en los tiempos de respuesta.
La importancia de un partner que acompaña más allá de la implementación
La incorporación de una plataforma como HubSpot implica también un proceso de aprendizaje y evolución para los equipos que la utilizan.
En el caso de la UCA, el primer semestre estuvo enfocado en adaptarse al sistema y consolidar su uso. A partir del segundo año comenzaron a observarse los resultados positivos del proyecto.
En ese recorrido, el acompañamiento continuo de HAL fue un factor importante. Además de resolver consultas y brindar asistencia técnica, HAL trabaja junto a la universidad para identificar oportunidades de mejora, mantener a los equipos actualizados y aprovechar las nuevas funcionalidades de la plataforma.
La asistencia incluye desde la resolución de necesidades operativas hasta desarrollos e integraciones más complejas, así como la personalización de HubSpot a medida que se incorporan nuevas áreas de la institución.
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"HAL no solamente está preocupado en que usemos la herramienta y le saquemos el máximo provecho, sino que está en los detalles: si algo no nos funciona, si no sabemos cómo usarlo o si necesitamos asistencia técnica, siempre están disponibles para ayudarnos", destaca Daniela.
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Tecnología, procesos y acompañamiento para transformar la experiencia educativa
La experiencia de la Pontificia Universidad Católica Argentina demuestra que una transformación tecnológica efectiva va mucho más allá de implementar una herramienta.
Se trata de conectar información, integrar procesos y facilitar el trabajo de los equipos para construir relaciones más cercanas y ofrecer mejores experiencias.
Con HubSpot y el acompañamiento de HAL Company, la UCA avanzó hacia una gestión centralizada de sus alumnos y potenciales ingresantes, mejoró sus tiempos de respuesta, optimizó tareas operativas y obtuvo mayor visibilidad sobre los intereses y el comportamiento de su comunidad.
Un proyecto que continúa evolucionando junto con las necesidades de la universidad y las nuevas oportunidades que ofrece la tecnología.
En HAL acompañamos a las organizaciones en cada etapa de su transformación: desde la implementación hasta la evolución continua de sus plataformas, conectando tecnología, procesos y equipos para generar resultados.
Preguntas frecuentes sobre el caso de éxito de UCA y HAL Company
¿Cómo ayudó HAL Company a la Universidad Católica Argentina (UCA) a mejorar la gestión de sus alumnos y potenciales ingresantes?
HAL Company implementó HubSpot en la UCA para centralizar la información y las interacciones con alumnos y potenciales ingresantes. La solución permitió integrar distintos sistemas, automatizar tareas, mejorar el seguimiento de contactos y optimizar los tiempos y la calidad de atención.
¿Por qué la UCA decidió implementar HubSpot?
La UCA necesitaba unificar la gestión de consultas, WhatsApp, inscripciones y seguimiento telefónico, que anteriormente se realizaban mediante cuatro sistemas diferentes. También buscaba mejorar la atención de sus alumnos actuales y ofrecer un seguimiento más personalizado a sus potenciales ingresantes.
¿Qué solución implementó HAL Company en la UCA?
HAL Company implementó y personalizó HubSpot para adaptarlo a las necesidades de las distintas áreas de la universidad. El proyecto incluyó capacitación de equipos, automatizaciones, personalización de propiedades e integraciones con sistemas existentes, como telefonía e inscripción.
¿Qué resultados obtuvo la UCA con HubSpot?
La universidad destacó un aumento en la cantidad de inscriptos, una mejora en la calidad de atención, mayor velocidad de respuesta y un ahorro importante de tiempo operativo gracias a las automatizaciones. También logró centralizar la información y conocer mejor los intereses y el comportamiento de sus potenciales ingresantes.
¿Cómo mejoró HubSpot el seguimiento de potenciales ingresantes?
HubSpot permitió a la UCA reunir en una misma plataforma el historial de interacciones y las métricas de sus contactos, incluyendo aperturas de correos e intereses en diferentes temáticas. Esto facilita identificar oportunidades, priorizar interesados y personalizar las comunicaciones.
¿Por qué la UCA eligió a HAL Company como partner implementador de HubSpot?
La UCA eligió a HAL por su cercanía, asistencia técnica personalizada y capacidad de acompañamiento. La universidad valoró especialmente contar con un partner argentino que trabajara en sus mismos horarios, brindara capacitaciones y ofreciera soporte continuo durante y después de la implementación.
¿HAL Company acompaña a sus clientes después de implementar HubSpot?
Sí. HAL Company brinda acompañamiento continuo para resolver necesidades técnicas y operativas, optimizar el uso de la plataforma, desarrollar integraciones y mantener actualizados a los equipos sobre nuevas funcionalidades y oportunidades de mejora.
¿Cuándo comenzó la implementación de HubSpot en la UCA?
La implementación de HubSpot junto con HAL Company comenzó en agosto de 2023. El primer semestre estuvo enfocado en la adaptación y capacitación de los equipos, mientras que a partir del segundo año la universidad comenzó a observar resultados positivos.
¿Qué beneficios tiene centralizar la gestión de alumnos y potenciales ingresantes en una sola plataforma?
Centralizar la información permite acceder al historial de cada contacto, evitar consultas en múltiples sistemas, automatizar tareas operativas, mejorar los reportes y ofrecer una atención más rápida y personalizada. Para instituciones educativas con múltiples áreas y sedes, también facilita la coordinación de los equipos.
