Bases de datos en grandes empresas: ¿qué son los motores de reglas?

En la época del big data que producimos enormes volúmenes de datos y contamos con aplicativos capaces de procesarlos en pocos segundos el desafío es tener en claro las definiciones, los objetivos y, sobre todo, cómo aprovechar de manera eficiente esa información.

¿Serán los motores de reglas las que nos permitan utilizar esos datos, tanto en campañas de marketing como para perfeccionar la relación con los clientes, hasta un proceso de producción?

El mundo se ha vuelto impaciente: desde delivery en el mismo día hasta apps para celulares que eliminan la espera de un taxi, una cita o una mesa en un restaurante. Esta necesidad de respuesta instantánea tiene su corolario: la relevancia de la información.

Según Christine Crandell, de Forbes: “A medida que los compradores avanzan en su viaje, lo que es relevante para ellos cambia. Evoluciona en cada paso del viaje de los compradores o buyer journey. La relevancia se define por la situación, presiones y sentimientos que el comprador tiene a cada paso; en otras palabras, es contextual".

Crandell también explica que "se aplica tanto a la información como a las acciones emprendidas. Comprender lo que es contextualmente relevante para cada comprador en cualquier momento es un gran desafío para los vendedores. No es como si pudieras preguntarles constantemente”.

Ser relevante y sentirse bien atendido

El mantenimiento de las definiciones de las tablas, la estructura de datos y la gobernanza, las conexiones y las reglas de negocio son un desafío constante.

Cuando las bases de datos residen en múltiples servidores aumenta la carga de mantenimiento e introduce posibles inconsistencias. Entonces: ¿para qué sirven los motores de reglas? Hay una gran ventaja desde el punto de vista de la arquitectura al almacenar todas sus definiciones, conexiones y reglas en un motor de reglas de negocio centralizado, en lugar de hacerlo en cada una de las aplicaciones.

Cuando la definición y aplicación de un proceso de negocio queda resguardada en un único espacio virtual (el motor de reglas de negocio) y deja de quedar a criterio de cada equipo de desarrolladores, la ejecución de la regla estará garantizada. Se puede definir, entonces, una regla una sola vez, sabiendo que se aplicará en todas partes. Los errores, como consecuencia, se corregirán una única vez y no en cada aplicativo con sus particularidades.

Un sistema de reglas bien definido y automatizado puede proveer rápida e incluso preliminarmente respuestas clave a las demandas de los clientes. La automatización puede significar la diferencia entre cambios de reglas que toman meses a minutos. También puede ayudar a las empresas a evitar multas y penalizaciones significativas por incumplimiento de normas; el GDPR es un ejemplo de ello.

Algunas de las ventajas:

• Filtrar para eliminar datos no deseados.

• Convertir las fechas en períodos contables, ciclos de ventas y temporadas.

• Ordenar, clasificar y normalizar los valores de una amplia variedad de maneras.

• Integrar los datos con los resultados de las consultas de las bases de datos.

• Facilitar la comparación de los datos del período actual con los datos de períodos anteriores.

• Garantizar el cumplimiento de las normativas y políticas.

• Mejorar el servicio al cliente.

• Abrir nuevas fuentes de ingresos.

Campañas de marketing vs. reglas de negocios

Cuando coinciden las condiciones de la regla con los valores del campo en un lead o contacto, una regla puede actuar sobre él. Así se crea una relación entre la regla y un lead o contacto individualmente. Esta relación es dinámica: comienza cuando el resultado es reconocido y la regla se dispara y se detiene cuando las condiciones de la regla ya no se aplican o cuando las acciones han seguido su curso. 

Este comportamiento dinámico está mucho más en sintonía con las necesidades del mercado actual. Las condiciones de este se modifican diariamente, sino cada hora o cada minuto. Las reglas son sensibles al cambio casi en tiempo real y registro por registro individual. Es esta flexibilidad y dinamismo lo que hace que los motores de reglas logren sus objetivos de marketing, captación de clientes potenciales y lead nurturing, entre otros.

Este es el lugar que vino a ocupar HubSpot Operation Hub, un complemento que muchas empresas la implementan para definir reglas tan simples como convertir números de teléfono a un formato determinado cada vez que se tipea mal hasta establecer procesos automáticos de asignación de prospectos o tickets al equipo de colaboradores o eliminar tareas manuales de consistencia de datos.

La enorme cantidad de datos que se pueden recolectar de las personas es colosal y eso implica que estos sólo podrán ser utilizados eficientemente con una adecuada tecnología de análisis.

La flexibilidad y el dinamismo convierten a los motores de reglas en herramientas muy valiosas, especialmente al momento de automatizar tareas analíticas, que resultan en campañas de marketing más eficaces y una mejor captación de clientes.

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