En los últimos 3 años, los nuevos desarrollos digitales generaron profundas transformaciones en diversos aspectos del mundo empresarial. En este contexto, la inteligencia artificial y la automatización tienen un papel fundamental para continuar y optimizar esta nueva configuración del futuro del trabajo.
¿En qué consisten los espacios de trabajo digitales o digital workspaces y de qué forma se potencian gracias a la Inteligencia Artificial y la automatización?
En el mundo laboral se habla del retorno a la oficina, lo cual genera grandes debates, aunque no podemos negar que se normalizó el avance del home office o híbridas. El uso de herramientas virtuales para la realización de tareas, reuniones y comunicaciones han sido las inversiones en tecnología más importantes entre el 2020 y parte del 2022. La globalización, los mayores requerimientos de colaboración y coordinación y la valorización del ocio también dan impulso continuo a esta tendencia.
 El 64% de los propietarios de empresas considera que la IA mejoraría la productividad empresarial y el 42% cree que agilizará los procesos laborales. Fuente: Forbes |
Características de un digital workspace eficiente
El espacio de trabajo digital abarca las herramientas y tecnologías que se utilizan para realizar las tareas laborales cotidianas. Estas incluyen aplicaciones ya conocidas como correo electrónico, mensajería instantánea y redes sociales empresariales y plataformas para operaciones comerciales y de reuniones virtuales como son los casos del CRM, las de marketing automation o un Teams conectados a dichas plataformas.
El espacio de trabajo digital basa su funcionamiento en los siguientes pilares:
- Colaboración, comunicación y conexión: tiene que ver con la capacidad de los empleados para hacer su trabajo colaborando, comunicándose y conectándose con otros en forma inmediata, fácil y segura. El objetivo es generar relaciones productivas y permitir el intercambio de conocimientos en toda la organización.
- Tecnología: hace posible la existencia del lugar de trabajo digital. Dependiendo de las necesidades de cada industria y negocio, las herramientas utilizadas pueden variar, pero la clave es que sean adecuadas al negocio, escalables, flexibles, ágiles e intuitivas para que los empleados realicen su trabajo. Una tecnología que ya cuentan con espacios de trabajo propios es, por ejemplo, Google con Google Workspace.
- Gobernanza y control: el uso eficaz de la tecnología está respaldado por controles adecuados, estructuras de gobierno y procesos de gestión. El flujo y el uso de la información también deben cumplir con las políticas de privacidad y regulaciones.
Entre los beneficios de implementar un digital workspace destacan:
- Mayor flexibilidad
- Menores costos operativos
- Mayor productividad y eficiencia
- Mejor comunicación e innovación
- Fortalecimiento de la retención de talento
- Mejor satisfacción de los empleados
Las 4 transformaciones esenciales que la IA ha aportado al espacio de trabajo
Los espacios de trabajo digitales se favorecen de la IA al potenciar la experiencia digital de los recursos humanos y proveerlos de herramientas adecuadas y personalizadas, además de ayudar a la reducción de costos de TI. Los principales aportes de la IA al espacio de trabajo digital son:
- Automatización de tareas repetitivas: los empleados ven reducida la carga de tareas manuales y repetitivas mejorando su motivación. De esta forma, pueden dedicar su tiempo a actividades más creativas y productivas ya que la automatización elimina tareas innecesarias.
- Traducciones automáticas: la globalización y el reclutamiento de recursos humanos en diferentes partes del mundo hace necesarias las traducciones rápidas para la realización de las labores cotidianas. Esto es posible gracias a las herramientas de traducción automática en diferentes idiomas independientemente de la ubicación y antecedentes lingüísticos.
- Monitoreo del espacio de trabajo digital: las empresas pueden conocer la efectividad de su comunicación en tiempo real y tomar las decisiones adecuadas basadas en datos. Los portales de análisis multiplataforma, permiten recopilar y analizar contenido, comportamiento de los visitantes y su compromiso.
- Contenido personalizado: se puede adaptar la experiencia de cada empleado en base al análisis del comportamiento para comprender mejor sus necesidades y la forma en que prefiere visualizar los insumos para sus tareas logrando una mayor comodidad y productividad.
| Alrededor del 89% de los empleados considera que la IA mejoraría al menos la mitad de su carga de trabajo. Otras razones incluyen una mejor toma de decisiones y creatividad. Fuente: Social Shepherd |
Los beneficios de tener un espacio de trabajo en la nube
Existen diversas plataformas a disposición de las empresas para comenzar a implementar los espacios de trabajo digitales. La gran cantidad de información que se utiliza y la velocidad de procesamiento requerido convierten al entorno de cloud computing en una opción que habilita ventajas considerables a la hora de utilizar digital workspace:
- Flexibilidad y movilidad: acceso al escritorio virtual desde cualquier dispositivo en cualquier momento y lugar.
- Escalabilidad simple: ajuste de la capacidad de escritorio virtual para satisfacer las necesidades cambiantes de la empresa añadiendo o eliminando usuarios rápidamente, sin necesidad de inversión en nuevos equipos o recursos costosos.
- Seguridad avanzada: garantía de datos protegidos con tecnologías de cifrado y medidas de seguridad avanzadas.
- Ahorro de costos: no se requieren costos de mantenimiento y actualización de la infraestructura física ni invertir en servidores, licencias de software o hardware especializado.
- Soporte técnico especializado: las consultoras más integrales ofrecen este servicio como parte del paquete para que las empresas no dejen de estar operativas y productivas.
En un entorno de constantes transformaciones y exigencias, las organizaciones tienen a su disposición diversas herramientas para reorganizar los espacios de trabajo, aprovechar el potencial de la IA y los avances tecnológicos y obtener beneficios para la expansión de sus negocios y el bienestar de los empleados.
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