Por que um CRM para instituições de ensino?

Ao pensar em estratégias para oferecer um serviço de qualidade aos seus alunos e aumentar o número de inscritos, há uma necessidade que surge quase invariavelmente: conhecê-los.

Onde moram? O que os preocupa? Quais canais de comunicação preferem? Quais aulas já fizeram? Por qual disciplina são apaixonados? Que idade têm?

Para alcançar esse nível de conhecimento, existem ferramentas que facilitam a coleta, o armazenamento e o gerenciamento de contatos. Nesse sentido, um Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) pode ajudar a reunir as respostas a essas perguntas e transformá-las em informações úteis para a instituição.

Como uma instituição de ensino pode aproveitar um CRM?

Vamos imaginar, por um momento, que somos alunos e estamos procurando informações para fazer um curso: temos um mundo de opções.

Nessa jornada, geralmente se destacam as instituições que respondem rapidamente, oferecem informações claras e mantêm uma comunicação relevante em cada etapa do processo de decisão. Uma consulta pode começar no Google, continuar no site, passar pelo WhatsApp e terminar em uma conversa com a equipe de admissões.

Nesse sentido, os benefícios de utilizar um CRM inteligente podem fazer toda a diferença. O ponto forte dessa tecnologia é a possibilidade de armazenar, gerenciar e integrar informações sobre alunos e alunos em potencial: endereços de e-mail, números de telefone, interações, interesses, preferências e canais de contato.

Dessa forma, as equipes de marketing e admissões podem organizar melhor suas ações e oferecer um acompanhamento com mais contexto.

Não é a mesma coisa iniciar uma conversa com uma pessoa cujos interesses já são conhecidos — e à qual se pode oferecer informações relevantes — do que fazê-lo com um contato cujo nome aparece em uma planilha sem nenhum dado que ajude a entender o que ela precisa.

O impacto da centralização das informações e da automação do acompanhamento já pode ser observado em instituições de ensino de grande porte. A NTUC First Campus, uma organização com mais de 180 centros e 29.000 alunos, obteve um aumento de dois dígitos nas matrículas e mais de 5.000 horas de produtividade a mais com o HubSpot CRM.

Este caso mostra como uma plataforma bem implementada pode ajudar a organizar as informações, reduzir tarefas manuais e melhorar o acompanhamento de alunos em potencial.

Um CRM que toda a instituição pode aproveitar

Marketing

Quando você pensa em implementar ferramentas que ajudem a alcançar suas metas de crescimento, o mais importante é que os objetivos estejam definidos. Agora bem: como um CRM ajuda na sua estratégia de marketing?

• Impulsionar ações de captação de alunos por meio de comunicações digitais e personalizadas.
• Manter um bom relacionamento com os ex-alunos, para que eles voltem a escolher sua instituição.
• Fidelizar aqueles que já escolheram algum dos seus cursos, por meio do canal que eles preferirem.
  
• Em resumo: aumentar sua receita.

O ciclo do aluno

Mas o valor de um CRM não termina quando uma pessoa se inscreve. As mesmas informações podem acompanhar sua trajetória desde o primeiro interesse e a consulta inicial até a admissão, o acompanhamento durante o curso e o relacionamento futuro como ex-aluno.

Dessa forma, a instituição não apenas aprimora suas ações de captação, mas também consegue manter o contexto de cada interação e construir um vínculo mais contínuo com seus alunos.

Por esse motivo, um CRM para instituições de ensino pode centralizar a gestão de contatos, acompanhar os processos de captação e admissão, automatizar tarefas de acompanhamento e conectar as ações de marketing a outras áreas da instituição.

Integrações

Outro ponto importante é integrar o CRM aos aplicativos que a instituição já utiliza, por exemplo:

• o site;
• plataformas de inscrição, comércio eletrônico ou pagamentos eletrônicos;
• canais de atendimento, como WhatsApp, chats e chatbots;
• redes sociais;
• sistemas acadêmicos ou plataformas de aprendizagem;
• ferramentas de faturamento e cobrança;
• bancos de dados e outros aplicativos de gestão.

Essas integrações permitem que as informações circulem entre os diferentes sistemas e evitam que as equipes tenham que inserir ou consultar os mesmos dados manualmente em várias plataformas.

Com o impulso da IA

Se somarmos a tudo isso as possibilidades oferecidas pela inteligência artificial — como agentes, assistentes e automações mais avançadas —, o potencial é ainda maior. Essas ferramentas podem liberar as equipes de tarefas repetitivas, agilizar o acompanhamento e ajudar a gerenciar de forma mais eficiente tanto a instituição quanto seus esforços de marketing, admissões e atendimento.

Um CRM que se adapta à sua instituição de ensino

Nem todas as instituições de ensino funcionam da mesma maneira. Algumas têm equipes grandes, outras, menores. Algumas recebem centenas de consultas por mês e outras precisam organizar melhor as informações que já possuem.

Por isso, ao escolher um CRM, não se trata de simplesmente adicionar funcionalidades por adicionar. Trata-se de encontrar uma ferramenta que possa acompanhar seus processos, integrar-se aos sistemas que você já utiliza e ser simples para as pessoas que vão trabalhar com ela todos os dias.

Também é importante que ela possa crescer junto com a instituição, automatizar tarefas, oferecer bons relatórios e ajudar você a aproveitar melhor as informações disponíveis.

O HubSpot reúne ferramentas de marketing, admissões, atendimento, automação e inteligência artificial em uma única plataforma. Mas, como sempre, o mais importante é que a implementação se adapte aos seus objetivos, e não o contrário.

O próximo passo para sua instituição

Você já pensou em tudo o que sua instituição poderia fazer com as informações que já armazena?

Esses dados podem ajudá-lo a criar campanhas mais personalizadas, gerar conteúdos relevantes e impulsionar o recrutamento de alunos em potencial.

Mas, para que isso aconteça, as informações precisam estar organizadas, atualizadas e disponíveis para as equipes que precisam delas.

No fim das contas, trata-se de conhecer melhor seus alunos e contar com ferramentas que ajudem a acompanhá-los de forma mais próxima e organizada.

Na HAL Company, ajudamos instituições como a sua a implementar o HubSpot, conectar seus sistemas e automatizar processos de marketing, admissões e atendimento.

Quer saber como um CRM poderia funcionar na sua instituição?

Vamos conversar e analisar juntos quais são, atualmente, as principais oportunidades de melhoria.

Perguntas frequentes sobre CRM para instituições de ensino

O que é um CRM para instituições de ensino?

É uma plataforma que centraliza dados e interações de interessados, alunos, famílias e ex-alunos para gerenciar comunicações, admissões, acompanhamento e atendimento.

Qual é a diferença entre um CRM e um sistema acadêmico?

O sistema acadêmico administra aspectos como disciplinas, notas, frequência ou histórico acadêmico. O CRM gerencia as relações, comunicações e interações com as pessoas. Ambos podem ser integrados para compartilhar informações.

Como um CRM ajuda a aumentar o número de matrículas?

Ele permite registrar pessoas interessadas, segmentá-las, automatizar o acompanhamento, avaliar cada etapa do processo de admissão e identificar consultas ou oportunidades que precisam de atenção.

Um CRM educacional pode ser integrado ao WhatsApp?

Sim. Dependendo da solução e da integração utilizada, as conversas do WhatsApp podem ser registradas no CRM para manter o contexto e facilitar o acompanhamento.

Como uma instituição de ensino pode utilizar a IA?

Ela pode utilizar agentes e assistentes para responder a perguntas frequentes, resumir conversas, classificar interessados, personalizar mensagens e ajudar as equipes a priorizar tarefas, sempre com supervisão e dados confiáveis.