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Proyectos creativos: ¿se puede trabajar con mayor eficiencia?

Posteado por Franco Garibotti el 7/08/18 8:00
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En esta última década, con los grandes avances en cloud, automatización y máquinas inteligentes, la economía ha cambiado. Las industrias tradicionales dejaron de ser el generador de bienestar económico y en su lugar, las denominadas industrias creativas comenzaron a ganar fuerza en el aparato productivo de los países. ¿Qué significa esto? Que las ideas originales, los planes innovadores y las decisiones ingeniosas y más eficientes en base a un conjunto de información, pasaron a convertirse en el "oro en bruto" de la economía mundial. El valor intelectual se alza como la nueva estrella diferenciadora del valor agregado.

Entonces, el desafío es ¿cómo hacer realmente eficientes las actividades de naturaleza creativa? El mercado es muy competitivo como para continuar dependiendo de las ideas individuales. Todos los proyectos creativos requieren un sustento de procesos que le sumen consistencia a la ejecución de las tareas y colaboración en equipo. En definitiva: ¿es lo mismo la creatividad desorganizada que la disciplina creativa?

Pictures of photos and magazines used by photo editors

Esos problemas habituales y tan familiares...

Más allá de tener definidas las tareas, los objetivos, los plazos y los proyectos, la ejecución del día a día siempre trae imprevistos… y responsables. ¿De quién es la responsabilidad de que un proyecto no salga a tiempo? ¿Del cliente, del proveedor, de ambos? “Está información te la pedí 3 veces y tardaste 2 semanas en enviarla”, suele ser uno de los reclamos más frecuentes.

¿Quién no busca en la cadena de mails el historial del pedido y la respuesta enviada con un pedido de aprobación que nunca llegó? Es agotador, lleva tiempo y enoja. Si un empleado se va, adicionalmente esa información suele perderse por no estar centralizada. Ya no es necesario ni recomendable depender de la memoria humana de un único individuo o de la rústica organización de cientos de planillas de cálculo. Además, ¿cómo medir la productividad de forma adecuada? ¿Cuántas tareas, en cuántos meses, con cuántos integrantes del equipo lo puedo hacer? Una aproximación a ojo es lo que suele suceder. Lo ideal sería simplemente obtener un reporte con un par de clicks.

Lo mismo ocurre con esos mismos mails que se repiten hasta el cansancio y que convierten a tu casilla en una plataforma de almacenamiento de archivos. “¿Pudiste ver mi mail?” “Te mando la modificación de la imagen y el video en un archivo que pesa 38MB”. 

¿En una planilla? ¿De verdad? Na...

Recuerdo ser un adolescente y pensar mirando mi nuevo teléfono móvil: “qué bueno sería poder navegar en internet con esto de igual manera que en la computadora”.  Estaba convencido que el avance tecnológico traería nuevas posibilidades, incluso a mí que únicamente lo usaba para comunicarme con amigos y familiares.

A veces uno tiene esa sensación de que las cosas pueden ser distintas, de que tiene que existir cierta tecnología que te brinde mayores opciones y perspectivas.

Pretty designer working at her desk in her office

Al trabajar, obviamente ocurre mucho más, ¿no sueles imaginar lo bueno que sería tener esa herramienta o ese feature que te permita hacer “esa” tarea más fácil?  Un sistema de gestión de proyectos creativos te ayuda a lograrlo. Imagínate tener una plataforma en la nube en la cual puedas organizar tu trabajo, planificarlo, hacer pedidos, recibirlos, ver el status, subir archivos, hacerle comentarios, aprobarlos, pedir modificaciones y al final entregar proyectos terminados. Todo cronometrado para, además, entender las demoras, llegado el caso.

La tecnología es capaz de brindarte esa solución y mucho más. Existen herramientas en las cuales se puede subir un video e indicar el minuto y segundo exacto en el que se quiere hacer una modificación. Y… chau planillas o procesadores de texto o e-mail. Todo centralizado en único lugar.

Según Hubspot en su reporte de este año, tener un sistema de gestión de proyectos es uno de los principales problemas que las agencias de marketing enfrentan. También compartió algunos datos como estos, que quizás te suenen familiar:

  • Un 55% de las agencias no puede mejorar sus esfuerzos de marketing y ventas, debido a prácticas de gestión de tiempo ineficientes
  • Un 24% lucha por diferenciarse en el mercado, pero la falta de procesos y organización ha impedido que un 18% de las agencias logre retener a sus clientes.

El tiempo es dinero, todos lo sabemos. Poder controlarlo ayuda a volverse más ágil y productivo. En pocas palabras, se trata de tomar el control de los procesos.

Aspectos a considerar:

  • Primero, que se aloje en la nube. La flexibilidad de una herramienta o plataforma online te permite una mayor colaboración en equipo sin importar la ubicación geográfica. Acceder desde cualquier dispositivo a tu gestor de proyectos, permite que tu flujo de trabajo no se interrumpa por cuestiones físicas.  Hacer una aprobación a kilómetros de distancia es posible y controlar el timing de una tarea también.
  • Luego, una buena herramienta debería adaptarse al crecimiento de tu empresa. Muchas veces se empieza como freelancer y luego se impulsa una start-up, que puede crecer en muy poco tiempo. Que tengas la seguridad de poder ampliar la capacidad de trabajo ayudará a que la herramienta se amolde a tu empresa y no al revés.  
  • En tercer lugar, una plataforma intuitiva y fácil de usar ayudará a que puedas incorporarla en procesos con proveedores o clientes sin tener que darles una capacitación. Nada mejor que algo sencillo de entender, para colaborar y monitorizar los tiempos y procesos. Al final del día lo que buscas es mejorar tu trabajo no complejizarlo.
  • Personalización: si tu objetivo es colaborar con diferentes equipos, proveedores o clientes tanto internos como externos, querrás dar diferentes permisos y accesos según las personas. No siempre buscas que todos participen de las mismas tareas o que tengan seguimiento de los mismos proyectos.
  • Para proyectos creativos lo ideal es que tengas características destacas para videos o imágenes. Las ideas siempre son mejores cuando se combina el aspecto visual dentro de un contenido. 
  • Evalúa si brinda asistencia técnica y continúa, si hay innovación constante. Seguramente te aportará contar con una tecnología en movimiento que ayude a sus usuario a tener una mejor experiencia.
  •  Analizar si se adapta a tus objetivos. Cada herramienta o plataforma está pensada para optimizar diferentes aspectos. Considera cuáles son tus metas y cómo puedes monitorizar el retorno de la inversión. En este mismo sentido, pregúntate si requieres que se integre con el correo electrónico o con otra plataforma indispensable para tu organización. 

En HAL, somos amantes de las nuevas tecnologías. Escuchando los desafíos más comunes en las industrias creativas,  pero también por necesidades internas de coordinación entre proveedores, clientes y equipos internos, llegamos a Krowolf, el CRP o Creative Resources Planning.  Está en uso en grandes empresas, haciendo cada vez más eficientes su planificación de eventos, producción de videos publicitarios o de capacitación interna, diseños de imágenes y audiovisuales y planes de marketing, entre otros. Tu también puedes sumarte a la revolución de las industrias creativas.

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