Desde hace tiempo, y cada vez más, no sólo importa lo que ofrecemos, sino cómo lo hacemos. El valor intelectual ha cobrado un protagonismo indiscutible y como ya destacamos en otros blogs, las industrias creativas son “oro en bruto” de hoy. ¿Qué sucede cuando la creatividad se une con la tecnología digital?
Hoy en día, los contenidos que más se consumen son digitales. Si regularmente lees artículos como este, seguro sabes que es posible encontrar mucha información de manera rápida y fácil con solo un par de clics. Los diarios en papel para las nuevas generaciones son casi obsoletos ¿no? Y a la vez, son mucho más caros de producir. Lo mismo está ocurriendo en fotografía, video o diseño.
Por lo tanto, no es de sorprenderse que los procesos de trabajos también estén migrando a un formato digital. Pero hacerlo, no es tarea sencilla. Con los cambios que trae la digitalización, nuestros procesos creativos también deben amoldarse para darle rienda suelta a la imaginación.
Es cierto que el trabajo online nos permite eliminar el problema del espacio físico, no sólo el que se necesita para el almacenamiento de miles y miles de archivos, sino también el que implica la distancia geográfica. Con la facilidad del acceso a la nube, podemos trabajar de manera remota sin importar las distancias ni los conflictos de horarios. Pero, entre tantas personas, archivos e información, ¿cómo hacemos para que el trabajo en equipo sea eficaz y no se convierta en un caos?.
Una de las preocupaciones más grandes de trabajar en el mundo digital es justamente cómo almacenar tanta información, de una manera organizada y segura. Porque bien decimos “tanta información”: el caudal aumenta año tras año, justamente por el avance de la tecnología y la facilidad de su producción. Un rollo fotográfico, hace por lo menos más de una década, te permitía sacar entre 20 Y 40 imágenes ¿recuerdas?
Las posibilidades con una cámara digital son abismalmente distintas. Este ejemplo pequeño, llevado al mundo laboral nos da un panorama de a qué nos estamos refiriendo. Por lo tanto, el orden es clave.
Es por eso, que muchos equipos optan por abandonar las viejas hojas de Excel, los servidores on premise e incluso las opciones tradiciones de cloud computing, para acceder a un control más cercano y a medida de sus proyectos creativos a través del uso de un CRP o Creative Resources Planning.
¿Qué significa ser un creativo digitalizado?
Es importante que no esté digitalizado únicamente nuestro producto final sino todo el circuito de trabajo, que nada quede afuera. Tener nuestros recursos e información en formato digital y online es una gran ventaja, ya que nos permite acceder a lo que necesitamos en cualquier momento y lugar. Todos sabemos que las mejores ideas a veces surgen en momentos inesperados, el famoso “momento Eureka”. Por eso, es esencial poder acceder a nuestros proyectos según nuestras necesidades y desde cualquier dispositivo, sin tener que esperar a volver al escritorio. Lo ideal, es que si tienes tu smartPhone contigo y señal de internet, tengas todo lo que en verdad importa.
La centralización de los archivos nos ayuda a mejorar nuestros resultados, ya sea dándole una respuesta inmediata a un cliente o generando informes completos (por ejemplo, de la cantidad de tiempo que conllevan los proyectos y los factores que los retrasan) que sirvan para entender cómo maximizar nuestro potencial.
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En este sentido, ¿en qué se diferencia un CRP de otras herramientas de almacenamiento de archivos digitales? En que podemos observar los avances por proyecto y dar permisos a las pizarras de manera personalizada y por equipo. La información a la que puede acceder una persona de tu equipo creativo no es la misma por tarea, o la que compartiríamos a un proveedor o a un cliente. Es decir, que tenemos la posibilidad de saber qué archivos específicos están asociados a cada tarea, a cada proyecto y en qué estado están.
Por otro lado, el mayor miedo al almacenamiento digital es ¿qué pasa si pierdo todo mi trabajo? Lo mejor, es contar con tecnología que ofrezca copias de seguridad y administración de permisos que se amolden a las necesidades de cada organización. De esta forma, también evitaremos que un integrante borre todo el contenido de una carpeta, como puede pasar con algunas plataformas.
Herramientas como Krowolf, permiten estar al tanto de cada paso del camino de, por ejemplo, la construcción de una pieza gráfica. Cada solicitud o pedido de modificación que se carga, queda registrada con la fecha y el autor, la persona responsable de realizarla y la fecha de entrega requerida. Son la base para una buena gestión de proyectos creativos.
El uso del mail ya no alcanza.
Una de las claves de herramientas como un CRP es el almacenamiento funcional de todos sus archivos, ya que no tiene limitaciones de formato tan estrictas como la de un correo electrónico o la necesidad de descargarlos y volverlos a subir.
¿Cuántas veces queremos corregir algo particular de un diseño o de un video y tenemos que volver al mail para ver indicaciones? Si nuestro trabajo es visual, ¿por qué deberíamos limitarnos a utilizar conversaciones de texto en mails, chats o documentos para su proceso de construcción? Nada es más práctico que indicar exactamente el minuto del video en el queremos “sacar ese fondo naranja” o “achicar ese título de la gráfica”. Esto da lugar a un feedback ágil y transparente a todos los miembros. No hay que olvidar que la creatividad siempre es mejor en equipo.
Finalmente ¿escucharon la frase “muchas manos en un plato hacen mucho garabato”?
Cuando se trabaja en grupo y con múltiples archivos, la organización es el secreto para mantenerse eficiente. La estructura en pizarras nos evita tener que navegar decenas de carpetas y archivos hasta identificar el que queríamos. A su vez, sabremos siempre quién lo compartió o qué falta para terminar un proyecto. El objetivo final es evitar demoras, no perdernos ninguna actualización y lo más importante: alcanzar todos los deadline.
¿Te gustaría ver con tu equipo, clientes y proveedores, cómo funciona gestionar uno de tus proyectos utilizando un CRP?
Comparte archivos de manera ordenada, eficiente, por tarea y con permisos personalizados.
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