“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta”, decía el filósofo Séneca en el año 55 D.C. En pleno siglo XXI, la expresión nos acerca a una problemática muy actual: la gestión del tiempo en el ámbito empresarial. Es que el tiempo, esa magnitud física con la que medimos la duración o separación de acontecimientos, es muy preciado y juega un rol muy importante a la hora de realizar una tarea con eficiencia.
“Llegar a tiempo”, “cumplir los objetivos en tiempo y forma”, “cumplir con el plazo de entrega” (deadline) son algunas de las frases de cabecera en una empresa y son fundamentales, porque finalizar con los proyectos dentro de lo planificado es una de las claves para aumentar y mejorar la productividad. Pero además porque implica cumplir con el cliente. Un producto o servicio de calidad, con el menor tiempo de espera ¿no es lo que todos buscamos?
Una persona cuenta con dos recursos importantes que influyen en su potencial y en su desarrollo laboral. Por un lado, un recurso abundante que son las neuronas, que se relaciona con nuestra capacidad de ser creativos. Y, por el otro, el ya mencionado tiempo. Al ser un recurso limitado, escaso y no renovable, debe ser administrado con cierta obsesión. El problema es que muchas veces el tiempo no se percibe tan fugaz como lo es, creemos que contamos nuestras metas se van a concretar algún día en el futuro y cometemos el error de desperdiciarlo. O también procrastinar, quién no. “El tiempo es tu recurso más preciado: es perecedero, irremplazable y no se puede guardar”, expresó Brian Tracy, orador motivacional y autor del libro Administración del tiempo. Por eso, considera que “la administración del tiempo no es una actividad marginal o una habilidad. Es el pilar básico sobre el cual todo lo demás en la vida depende”.
Por eso, si tenemos en cuenta a ambos recursos (neuronas + tiempo) como la base de nuestro potencial y los combinamos de una manera inteligente, podremos encontrar la respuesta a la siguiente pregunta sobre proyectos creativos: ¿se puede trabajar con mayor eficiencia?
Claves de la gestión
El objetivo ya lo tenemos claro, ahora pensemos cómo lograrlo:
- La agenda. Emplear una agenda es el primer paso para gestionar correctamente nuestro tiempo. Tener un listado de labores pendientes es una garantía para no olvidarlas en el futuro, sobre todo para quienes les cuesta organizarse. Dar estructura a cualquier actividad te permite planificar con tranquilidad. Por otro lado, lo visual ordena y cuando la mente está clara, las cosas suceden con mayor fluidez. A su vez, es mucho más fácil encontrar problemas y soluciones.
- Asignar un tiempo determinado a cada labor. No todo se puede hacer en cualquier momento, ni todo junto, ni de forma indeterminada. Es mucho mejor hacer diversas actividades en el día, con tiempos asignados específicos, a plantear actividades colosales, objetivos gigantes y de muy largo plazo. Si ese es el caso, se suele recomendar, separarlo en tareas pequeñas, u objetivos bien puntuales, tan pequeños como se pueda diseccionar o "la unidad mínima de trabajo". Lo mismo sucede con los momentos para pensar, crear o ejecutar. Diseñar horarios o días de la semana para cada actividad permite encontrar los espacios adecuados para hacerlo, con las personas correctas o con el ambiente apropiado.
- Calcular los límites de tiempo para todas las tareas, para luego establecer prioridades. Hay dos elementos que componen la prioridad: lo urgente y lo importante. Categorizar correctamente permite realizar las actividades importantes en orden. ¿Cuál es ese orden recomendado?
-Urgentes e importantes.
-Importantes y no urgentes.
-Urgentes y no importantes.
-No urgentes y no importantes.
- Saber cómo lidiar con imprevistos e interrupciones. ¿Tienes estrategias o tácticas para esos momentos en los cuales aparecen situaciones que pueden lograr que incumplas los objetivos establecidos? Saber relegar o pedir ayuda en el momento adecuado es un gran primer paso. Si tu papel es de organizador, una de las claves es saber reasignar el trabajo o descartar lo que no es indispensable para que una tarea esté cumplida, por lo menos un 70%. También es primordial establecer reglas y acciones para evitar estas interrupciones, como por ejemplo, preguntas constantes sobre un tema.
Ahora bien, pensemos en una herramienta que permita unificar un mismo lugar cada uno de estos puntos: el calendario de tareas, las prioridades y la asignación de actividades en un mismo sitio. Porque si bien podemos perseguir objetivos claros, sin la ayuda de una plataforma de colaboración sería imposible llevar adelante estos fines. Más aún: sin una plataforma adecuada es muy difícil detectar los puntos a mejorar, los huecos de productividad, etc. Con el avance de la tecnología, muchas empresas desarrollan plataformas que ayudan y mejoran la organización de las compañías; es escuchando las demandas que surgen soluciones nuevas todo el tiempo, una más superadora que la anterior.
Si tenemos en cuenta que, según el Informe de Crecimiento para Agencias de Marketing 2018, no contar con un sistema de gestión de proyectos es uno de los principales problemas que las agencias enfrentan y que les impide administrar el tiempo, este tipo de herramientas son indispensables para crecer. Se estima, según este estudio, que un 20% de las agencias nunca usó un software de gestión de proyectos.
Un ejemplo de este tipo de plataformas es el de Krowolf, un CRP o Creative Resources Planning, un soporte para distintos pilares. ¿Por qué creemos que es primordial? Porque justamente es una herramienta para administrar y controlar los procesos de trabajo y está especialmente diseñada para la planificación de recursos creativos.
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Imaginemos que tenemos varios proyectos: desde un video audiovisual para entrega inmediata hasta una campaña gráfica que ir preparando para más adelante. Con un CRP es mucho más fácil organizar cada uno de los trabajos por proyecto, título y categoría.
A su vez, esos proyectos tienen la fecha establecida del pedido de la solicitud, la fecha requerida para iniciar la tarea y todos los tiempos que debería llevar el flujo de trabajo hasta la finalización o deadline. Absolutamente todo, queda ordenado de forma visual en el calendario y en un workflow por estado. (Pedido, en proceso, aprobado, finalizado) A su vez, al momento de la creación se puede asignar la prioridad a cada trabajo.
Con esta forma de organización es difícil perder un minuto en interrupciones innecesarias, mails o planillas que lleven a confusiones. El tiempo es crucial dijimos y esta forma de trabajo nos evita saltar entre mails u otras planillas que pueden generar confusiones. Además, da absoluto control de los tiempos, de los objetivos y de las cadenas de aprobaciones.
¿Por qué es tan útil para la gestión del tiempo? Porque se puede saber quién y en qué momento sucede cada etapa del trabajo. En la actualidad, ¿tu tienes trackeado cuánto se demora en realizarse cada tarea y por qué las razones? ¿o tienes la capacidad de saber cuántas tareas resueltas consigues en un determinado intervalo de fechas y con cuántos miembros del equipo?
Si te gustaría poder hacerlo, es posible que te sea de ayuda incursionar con una herramienta digital de gestión de proyectos. Es, sin dudarlo, una manera práctica de resolver inconvenientes, de no perder tiempo y de unificar el control de los procesos.
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